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Die Ablage für Ihr Büro

Prüfen Sie doch mal, ob die Handhabung des Papiers, der Schriftstücke und Dokumente, wie man sie heute nennt (beeinflusst von der elektronischen Datenverarbeitung) an Ihrem Schreibtisch und das Abheften in Briefordnern wirklich optimal ist.

Im Posteingang erhalten Sie eine Anzahl neuer Vorgänge, die Sie aus der Ablage zu bearbeiten haben. Was machen Sie damit? Lesen, zunächst beiseite legen, dann sortieren nach neuen oder alten Vorgängen, für die schon Schriftstücke vorhanden sind. Vielleicht liegen sie noch in einem Stapel in der Ablage, zusammen mit anderen Vorgängen, zusammen gehalten mit Büroklammern, Gummiringen oder Plastikhüllen. Neue Papiere müssen zugeordnet werden, dies ist oft zeitraubend. Die neuen Vorgänge bestehen meist aus einem Blatt Papier. Hier gibt es nichts zu klammern oder in Hüllen zu stecken. Also werden daraus zunächst ein oder mehrere Päckchen Papier, die in der Plastik-Ablage verschwinden.
Die Arbeitsschritte zum Ablegen eines Schriftstücks in einen Briefordner.

  1. Ordner aus dem Regal holen
  2. Öffnen des Ordners
  3. Klemmschiene öffnen und umlegen
  4. Einheftstelle suchen
  5. Blätter vor der Einheftstelle über die Bügel heben
  6. Bügelmechanik öffnen
  7. Schriftstück auf Stifte auffädeln
  8. Umgelegte Blätter zurücklegen
  9. Bügelmechanik zurücklegen
  10. und festklemmen
  11. Ordner zurück ins Regal stellen.

Es sind sage und schreibe 11 Vorgänge erforderlich, um ein Blatt Papier geordnet in einem Briefordner abzuheften. Aber dafür hat man auch eine gesicherte Ordnung. Jeder kann das Gesuchte nach dem festgelegten Ordnungsprinzip wiederfinden, vorausgesetzt, es wurde kein Fehler gemacht. Kaum einer kann sich vorstellen, dass das auch anders gemacht werden könnte.

Wenn man aber glaubt, nach diesem Aufwand hätte man Ruhe, ist man nicht selten getäuscht. Kommt z.B. eine Reklamation eines Kunden (Annahme Kundenablage) dann muss oft der ganze Vorgang mit mehreren Schriftstücken eingesehen werden. Da es üblich ist, in einer Ordnerablage nach Schriftgutart und nicht die geschlossenen Vorgänge nach Kunden abzulegen, befindet sich der gesuchte Vorgang aufgeteilt auf mehrere Aktenordner, z.B. Ordner für Korrespondenz, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine u.a. Alle diese Briefordner, die manchmal beträchtliches Gewicht haben, einzeln oder geschlossen an den Arbeitstisch zu holen, ist mehr als unpraktisch. Da die Ordner für andere nicht zur Verfügung stehen. Was ist die Konsequenz, die Schriftstücke werden einzeln ausgeheftet und vielleicht in einer Klarsichthülle zur Bearbeitung an den Schreibtisch geholt.

Das Schlimme dabei ist, dass nach der Bearbeitung der Reklamation alles wieder in der oben beschriebenen Weise über den Ablagekorb abgeheftet werden muss. Das ist eine typische Vorgehensweise, die hier und da je nach Zielvorgabe etwas anders abläuft. An diesem Beispiel sollte gezeigt werden, wie Personal intensiv  und damit Kosten intensiv eine Aktenordner-Ablage ist. Dass sie außerdem nach Erfahrungswerten das Doppelte an Raum einnimmt, sollte nachdenklich stimmen.

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Die Lösung auch für Sie!?

Nehmen wir ein modernes Ablagesystem wie Classei. Grundsätzlich wird nach Vorgängen abgelegt. Vorgänge können sein: Bestellvorgänge von draußen oder nach draußen, Bearbeitungseinheiten von Personal, Gegenständen, Sachthemen, Namensakten, Texten, Ausarbeitungen, Steuerakten, Rechtsanwaltsakten, Prozessakten und vieles andere mehr. Wenn man solche Vorgänge untersucht, stellt man fest, dass der überwiegende Teil nur aus wenigen Schriftstücken besteht. Die dicken großen Akten, die sich erst nach längerer Bearbeitungszeit so 'dicke' gemacht haben, lassen sich meist vorteilhaft in kleine Einheiten auflösen. Wenn man es geschickt anstellt, können die älteren Einheiten, die meist nicht mehr gebraucht werden, in einer zweiten abgesonderten Ablage (oder Archiv) abgestellt werden. Wir nennen so etwas: Ausdünnen. Warum soll man immer schwere Akten mit sich schleppen, wenn man das meiste davon nicht mehr braucht.

Die überraschend einfache Lösung

Aus diesen Überlegungen und eingehenden Arbeitsstudien ergab sich eine überraschend einfache Lösung. In Wirklichkeit brauchen wir keine robusten dickwandigen und starren Aktenordner, sondern möglichst dünne, strapazierfähige Mappen. Classei Ablage- oder auch Orga-Mappe Diese Mappen müssen stellfähig sein, so wie man Karteikarten in Karteikästen abstellt. Die Erfahrung lehrt, das die so genannten Einstellmappen aus dickem Karton weniger geeignet sind. Trotz der Kartonstärke verbiegen sie sich leicht im abgestellten Zustand. Sie werden rund und krauchen zusammen. Hinterher ist es nicht leicht, sie wieder gerade zu biegen. Wie soll das aber gehen. Wir brauchen eine dünnwandige Mappe. Um sie abzustellen, muss sie steh- oder standfest sein. Bei der Classei Ablage haben wir das durch einen einfachen Trick erreicht. Wie Autobleche durch Abkantungen stabil gemacht werden, so haben wir durch abgekantete Seitenklappen der Mappen eine ausreichende Stabilität erreicht. Das war gleichzeitig eine Antwort auf Hängemappen, die für den gleichen Zweck mit aufwändigen Hängeschienen und Hängerahmen versehen werden müssen. All das konnten wir einsparen und den größeren Platzbedarf dafür auch. Gleichzeitig bilden die Seitenklappen eine seitliche Begrenzung für das inliegende Schriftgut. So lässt sich der Schriftgutstapel in der Mappe in sauberer Ordnung halten.
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Ablage- oder auch Orga-Mappen kennzeichnen!

Orga-Mappen werden mit so genannten Quick-Tabs gekennzeichnet um den Vorgang abzulegen, oder auch schnell zu finden. Die üblichen Plastikreiter und Metallreiter wie sie bei Hängeregistraturen üblich sind, waren wegen der Dicke, Kosten und des Gewichts ungeeignet. Zudem benötigten sie überwiegend Schlitzstanzungen an den Mappen, die wiederum starkes, unzerreißbares Wand-Material erforderte. All das konnte vermieden oder reduziert werden durch einen einfachen Reiter, ein spezielles Ablage-Mappen-Reiter Selbstklebe-Etikett sozusagen. Ein starker Haftkarton wurde so gestanzt, dass ein umfaltbares Beschriftungsfeld den Reiter im überstehenden Teil verstärkte und gleichzeitig eine Anschlagkante lieferte, um den Reiter gerade und sicher aufsetzen zu können.

Die Mappe haben wir Orga-Mappe genannt, weil sie organisatorisch erstaunliches leistet. Die Reiter heißen allgemein dementsprechend Orga-Tabs. Diesen einfachen Kartonreiter nennen wir Quick-Tab, weil er sich so einfach und schnell aufsetzen lässt. Zum Abstellen fehlt jetzt nur noch der Karteikasten (Orga-Box). Die Orga-Box, die wir verwenden, ist jedoch handlicher und vielseitiger als ein üblicher Karteikasten.  Damit haben sie praktisch schon das ganze Classei Ablagesystem.
Sofern Sie nicht schon in der Praxis das Classei Ablagesystem kennen, werden Sie sich anhand der Bilder eine Vorstellung davon machen können.

Vielleicht werden Sie jetzt verstehen, dass es kein Bla-Bla ist, wenn wir sagen, unsere Untersuchungen haben ergeben, dass es 10 - 12 x solange dauern kann, in einen Aktenordner abzuheften als in einer Orga-Mappe abzulegen. Im Schnitt können wir ca. 50% des Platzes bei Aktenordnern einsparen. Bei Hängemappen oder Hänge-Heftern sind die Voraussetzungen zu unterschiedlich. Wir haben Platzeinsparungen von 10% bis sogar 80/90%. Hängeregistraturen mit Einstellmappen kommen dem Classei Ablage-System ziemlich nahe, daher nur ca. 10% Platzeinsparung.


 

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So funktioniert es

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